ORGANISASI PERKANTORAN

A.      Prinsip organisasi

1.         Spesialisasi pekerjaan

2.         Departementalisasi

3.         Rantai komando

4.         Rentang pengawasan

5.         Sentralisasi dan desentralisasi

6.         Formalisasi

B.       Struktur organisasi

1.         Struktur garis

2.         Struktur garis dan staf

3.         Struktur fungsional

4.         Struktur produk

C.       Sekretaris dan kesekretariatan

Jenis jabatan sekretaris dapat ditinjau dari 3 aspek:

1.         Berdasarkan ruang lingkup tanggung jawabnya (sekretaris pimpinan dan sekretaris pribadi)

2.         Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja (sekretaris junior dan sekretaris senior)

3.         Berdasarkan spesialisasi pekerjaan (sekretaris sosial, sekretaris keuangan, sekretaris resepsionis, sekretaris insidental)

D.      3 tahapan yang dilalui sekretaris agar berhasil dalam pekerjaannya

1.         Dependence

2.         Independence

3.         Interdependence

Sumber: buku catatan/PPT dosen tanggal 26 September 2016

BAB I MANAJEMEN ADMINISTRASI

A.      Pengertian dan fungsi

Definisi ilmu administrasi perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan.

B.       Office support functions

1.         Fungsi rutin

2.         Fungsi teknis

3.         Fungsi analisis

4.         Fungsi interpersonal

5.         Fungsi managerial

C.       Evolusi teori manajemen

Menurut Quible (2001), 4 tahapan dalam teori manajemen, yaitu:

1.         Manajemen ilmiah (awal tahun 1900-an)

2.         Manajemen administratif (awal tahun 1930-an)

3.         Manajemen hubungan manusia (tahun 1940-1950)

4.         Manajemen modern (sekarang ini)

D.      Klasifikasi teori manajemen menurut Odgers (2005)

1.         Manajemen klasik

2.         Manajemen perilaku

3.         Manajemen ilmiah

4.         Manajemen kualitas

E.       Manajer administrasi perkantoran

Menurut Odgers (2005), manajer administrasi bertanggung jawab mengelola informasi, sistem informasi, teknologi maupun SDM yang ada untuk memaksimalkan produktivitas bagian administrasi yang dipimpinnya.

F.        Tanggung jawab manager

1.         Perencanaan

2.         Pengorganisasian

3.         Pengalokasian staf

4.         Pengarahan

5.         Pengawasan

6.         Tantangan

7.         Kualifikasi

G.      Kiat menjadi pegawai

1.         Menjadi orang yang efisien (hemat/irit)

2.         Mengetahui penggunaan software

3.         Mengetahui prosedur dalam menyiapkan dan memproses komunikasi tertulis

4.         Memahami konsep dari prosedur equipment oriented

5.         Mengetahui prosedur dan langkah kerja untuk bernegosiasi

6.         Menggunakan otomatisasi kantor

7.         Menggunakan sumber data kredibel

8.         Memahami filing dan records control

9.         Memahami jasa layanan bank yang berhubungan dengan prosedur kantor

10.     Mengetahui penitngnya job campaign/job fair

11.     Menyadari peluang karier dan mobilitas pekerjaan

H.      Prospek karir

1.         Virtual assisstant (berbasis IT)

2.         Karier

Sumber: buku catatan/PPT Dosen tanggal 05 September 2016

PENGETAHUAN TEKNIS, WUJUD KEGIATAN, DAN ASAS-ASAS HUMAS

A.      Pengetahuan teknis dan persiapan humas

1.         Kontak pribadi: setiap petugas haruslah menyadari betapa pentingnya setiap gerak, tindakan, tingkah laku, tata bahasa dalam berbicara, agar tidak menyinggung perasaan, bahkan hendaknya diusahakn agar menarik sehingga mempermudah tercapainya maksud.

2.         Kunjungan tamu: harus mempersiapkan fasilitas-fasilitas yang diperlukan untuk ruang tamu, dan harus dapat menempatkan diri sebagai “tuan rumah” yang baik.

3.         Berbicara di muka umum: memerlukan latihan dan keahlian agar dapat terdengar jelas, menarik dan berkesan.

4.         Hubungan dengan telepon: memerlukan suara yang terang (jelas), tidak tergesa-gesa dan simpatik.

5.         Korespondensi: perlu diperhatikan segi tata bahasa, peraturan formal kedinasan dalam pembuatan surat dinas termasuk penggunaan Ejaan Bahasa Indonesia Yang  Telah Disempurnakan, sehingga menimbulkan kesan yang baik dan kesan dinas.

6.         Publikasi: perlu pengetahuan tentang tata kerja penerbitan, juga harus menguasai tkenik penyebarluasannya, selalu dijaga agar dapat terbit tepat pada waktunya.

7.         Kegiatan lain-lain peringatan hari-hari nasional, dana-dana sosial, dan aktif di tengah-tengah masyarakat setempat.

B.       Wujud kegiatan humas perusahaan

1.         Memberikan penjelasan tentang barang hasil produksi, dagangan atau jasa perusahaan yang bersangkutan.

2.         Memberikan penjelasan tentang kebijakan pimpinan perusahaan, juga mengenai perubahan harga, bentuk, model, dan pembungkusnya yang pada penjelasannya dititikberatkan bahwa perubahan-perubahan tersebut dapat dipertanggungjawabkan.

3.         Membantu publik untuk menentukan atau mengetahui kebutuhan yang sebenarnya.

4.         Membantu lancarnya komunikasi di dalam dan di luar perusahaan.

5.         Mengusahakan agar perusahaan dapat menyesuaikan diri.

C.       Asas-asas humas

1.         Asas pemberitaan yang resmi, obyektif, dan aktual.

2.         Asas keberesan intern instansi.

3.         Asas mempertimbangkan dan mengusahakan hubungan publik.

4.         Asas melangsungkan hubungan.

5.         Asas memperhatikan opini publik .

6.         Asas peningkatan mutu dan kegiatan.

Sumber: buku catatan/PPT dosen tanggal 19 September 2016

Pengertian Humas

Humas adalah keahlian berkomunikasi dengan berbagai publik dengan tujuan untuk memperoleh hasil yang dikehendaki. Humas adalah suatu keadaa, tindakan atau ucapan-ucapan untuk mempengaruhi publik. Berdasarkan beberapa pengertian tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa hubungan masyarakat adalah kegiatan organisasi untuk menciptakan hubungan yang harmonis dengan masyarakat agar mereka mendukungnya dengan sadar dan sukarela.

Unsur-unsur humas:

1.         Kegiatan organisasi

2.         Hubungan yang harmonis

3.         Dukungan masyarakat

Maksud dan tujuan humas

1.         Maksud kegiatan humas adalah menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi-organisasi dengan masyarakat. Hubungan yang harmonis terlihat dalam bentuk:

a.         Saling adanya kemauan baik kedua belah pihak

b.        Adanya saling pengertian pada kedua belah pihak

c.         Integrasi

2.         Tujuan humas adalah dukungan masyarakat dengan sadar dan sukarela. Masyarakat yang dimaksudkan disini adalah masyarakat yang berkepentingan.

Kegiatan humas

1.         Kegiatan atau sikap yang harus dilaksanakan oleh segenap karyawan instansi

2.         Kegiatan yang hanya dilakukan oleh petugas-petugas humas saja.

Tugas pokok humas

1.         Memberikan informasi kepada siapa saja yang membutuhkan tentang hal ihwal instansinya.

2.         Membantu puncak pimpinan dalam hal-hal yang menyangkut kegiatan hubungan masyarakat.

Sumber: PPT Dosen/buku catatan pribadi. tanggal 05 September 2016

Bagaimana strategi komunikasi yang dilakukan oleh humas untuk menjalin hubungan yang harmonis (dengan PR)?

Public relations merupakan metode komunikasi di mana di dalam kegiatannya terdapat suatu usaha untuk mewujudkan hubungan yang harmonis antara suatu badan/perusahaan dengan publiknya. Untuk menjalin hubungan yang harmonis dibutuhkan strategi komunikasi.

Strategi komunikasi adalah paduan dari perencanaan komunikasi (communication planning) dan manajemen (management communication) untuk mencapai suatu tujuan. Strategi komunikasi harus dapat menunjukkan bagaimana operasionalnya secara taktis harus dilakukan, dalam arti kata bahwa pendekatan (approach) bisa berbeda sewaktu-waktu, bergantung pada situasi dan kondisi.

Strategi komunikasi mempunyai fungsi ganda:

1.         Menyebarluaskan pesan komunikasi yang bersifat informatif, persuasif, dan instruktif secara sistematis kepada sasaran untuk memperoleh hasil yang optimal.

2.         Menjembatani “kesenjangan budaya” (cultural gap) akibat kemudahan diperolehnya dan kemudahan dioperasionalkannya media massa yang begitu ampuh, yang jika dibiarkan akan merusak nilai-nilai budaya.

Strategi komunikasi yang baik harus memperhatikan asas-asas humas yaitu:

1.         Resmi/formal dan obyektif

Dalam strategi komunikasi, personel di bidang humas harus menyadari bahwa suara yang dikumandangkannya atau informasi yang disampaikannya pada masyarakat merupakan suara atau informasi resmi dari organisasinya. Oleh karena itu, setiap informasi yang disampaikannya merupakan informasi formal yang dapat dipercaya. Informasi tersebut tidak boleh bertentangan dengan kondisi sebenarnya tentang sesuatu yang diharapkan diketahui oleh masyarakat. Dengan kata lain informasi tersebut harus bersifat obyektif.

2.         Mendorong partisipasi

Dalam strategi komunikasi, informasi yang disampaikan oleh humas bertujuan untuk memperjelas sesuatu agar dipahami dan mendorong untuk memberikan respons yang positif dan mendukung.

3.         Memberikan gambaran kemantapan organisasi

Dalam strategi komunikasi, informasi yang disampaikan oleh humas harus mampu menumbuhkan dan mengembangkan keyakinan masyarakat bahwa sumbernya adalah organisasi yang mapan dan berbobot, sehingga isinya pasti tidak menyesatkan.

4.         Informasi harus kontinu

Dalam strategi komunikasi, humas sebuah organisasi harus berpegang pada asumsi bahwa informasi yang disampaikannya, selalu saja masih ada orang yang belum mendengar atau membacanya. Oleh karena itulah humas perlu menyampaikan inforamsi yang perlu diketahui masyarakat luas secara berulang-ulang (kontinu). Dengan kata lain informasi perlu disampaikan secara berkala dengan tenggang waktu tertentu.

5.         Opini masyarakat sebagai umpan balik

Dalam strategi komunikasi, informasi yang disampaikan pada masyarakat, sering menimbulkan respons berbeda dari yang diharapkan. Respons tersebut tidka boleh diabaikan, karena sebagai umpan balik (feed back) kerap kali banyak gunanya untuk melakukan perbaikan.

6.         Informasi tidak boleh bertentangan

Dalam strategi komunikasi, humas dalam menyampaikan informasi harus berusaha agar tidak terjadi pertentangan antara informasi yang satu dengan yang lain. Pertentangan informasi dapat terjadi jika setiap unit/satuan kerja di lingkungan suatu organisasi menyusun dan menyampaikan sendiri informasi masing-masing.

Itulah strategi komunikasi yang baik dalam menjalin hubungan yang harmonis dengan PR (public relations). 

Sumber:

http://pr-komunikasi.blogspot.co.id/2012/05/strategi-komunikasi-public-relations.html

https://arindhaayuningtyas.wordpress.com/2012/05/03/humas-2/
tanggal 26 September 2016